«Новые правила деловой переписки» за 17 минут. Краткое содержание книги Ильяхова

2018
Краткое содержание книги
Читается за 17 минут

Пишите — не пишите

Книга Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой — о любви. О той любви, которую вызывают люди, избегающие использовать в переписке фразы «Уважаемые коллеги!» и «С уважением к вам и вашему бизнесу».

Большинство из нас постоянно пишет письма по электронной почте, рабочие сообщения в мессенджерах, коммерческие предложения, тексты рассылок, отклики на объявления и вакансии. Чаще всего мы используем в переписке шаблоны и штампы, пишем нарочито вежливо и уважительно, хотя на самом деле в наших письмах совсем нет уважения к собеседнику. Мы бываем небрежны, забыв прикрепить файл или отправив человека читать восемь экранов переписки. Мы можем написать злое и саркастичное письмо или дать понять адресату, что он глубоко неправ и мы его презираем. Мы не уважаем время людей, вмешиваемся в их дела со своими «ВАЖНО!!! СРОЧНО!!!», пишем письма всем сразу и никому в отдельности, добавляем в копию всех подряд и не находим нужным объяснить незнакомым людям, кто мы такие. Мы делаем это не потому, что мы злые и нехорошие, просто мы так привыкли. И вредит это в первую очередь нам самим.

На письма, написанные «в лучших традициях» сегодняшней деловой переписки, отвечать не хочется, но надо. Максим Ильяхов и Людмила Сарычева предлагают другой формат — проявить уважение и заботу о собеседнике. Может быть, это займет чуть больше времени, но и результат будет несоизмеримо лучше.

Прочитайте саммари, чтобы, как пишут Ильяхов и Сарычева, «люди полюбили не столько ваши письма, сколько лично вас».

Как представиться и обратиться к собеседнику

Объяснить, кто мы такие. Если мы пишем письмо человеку впервые, нужно не только назвать свое имя и компанию, но и объяснить, чем мы занимаемся и как это все связано с получателем. Желательно, чтобы наше имя в заголовке письма совпадало с тем, которым мы представляемся. В подписи обычно достаточно имени, но, если важна точная должность, укажите ее тоже. Мобильный телефон можно добавить, если вы готовы к тому, что с вами время от времени будут связываться напрямую.

Уважать имя человека. Обращаться к собеседнику нужно так, как он представился. Начинать называть Василия Васей можно после того, как он сам себя так назовет в переписке.

Быть внимательным. Проще перечитать дважды имя адресата (Иван Ильин) и не обозвать его случайно Ильей, чем потом исправлять отношение Ивана к нам.

Обойтись без слова «коллеги». Оно давно всем набило оскомину и даже приобрело пренебре­жи­тельный оттенок. Особенно раздражает приветствие «Уважаемые коллеги!», которое сразу дает понять, что никакого уважения не предполагается, а письмо адресуется всем сразу и никому в отдельности. Таким образом мы перекладываем на людей ответственность и заставляем их тратить время на то, чтобы вычленить, что здесь имеет отношение именно к ним. Проявите заботу и обратитесь к каждому лично с адресованной ему информацией.

Познакомить людей. Если вы добавляете в переписку нового собеседника, нужно ввести всех в курс дела заранее — пояснить, кого вы хотите добавить и зачем, и предупредить нового участника о том, что вы его подключаете к беседе. Если функционал каждого участника переписки не всем очевиден, стоит представить людей друг другу и коротко пояснить, за что они отвечают.

Как структу­рировать письмо

Вынести в тему суть письма. Писать письма без темы — очень плохо. Такое письмо невозможно идентифи­цировать в потоке. Идеально обозначенная тема письма — это когда спустя полгода любой участник переписки сможет без труда его отыскать. Поэтому лучше избегать абстракций и указывать название проектов, стадии работы.

Одно письмо — один вопрос. Отвечать на письма, в которых содержится несколько вопросов по разным задачам, неудобно. Вернуться к каждому такому вопросу, найти его в переписке еще труднее. Гораздо удобнее видеть по каждому вопросу отдельную ветку переписки с четко сформули­рованной темой. Если нужно объединить вопросы в группу, это можно сделать в теме письма.

Сразу переходить к главному. Цель письма нужно изложить сразу и максимально конкретно, если только тема не сложная и не требует пояснений. Если сложная — в письме лучше договориться о встрече или звонке, а уже после такой беседы зафиксировать основные ее тезисы в последующей переписке.

Четко обозначить ожидания. Запрос — что мы хотим получить в ответ на письмо — лучше вынести в отдельный абзац и сформулировать максимально конкретно.

Прикрепить файлы. Нужно прикреплять все необходимое к первому письму ветки, а также следить за тем, чтобы людям не приходилось рыться в старых письмах в поисках нужного вложения. Ведь совсем несложно дублировать вложения на протяжении всей переписки.

Дать ссылки. Люди должны заранее понимать, что они найдут, перейдя по ссылке. Идеально, если ссылка зашита в текст.

Удалить лишнее. Когда по теме уже выросла длинная ветка переписки, в которой всем приходится без конца копаться, чтобы вспомнить важные моменты, лучше удалить из ветки все ненужное. Оставьте главные цитаты, актуальные сроки и требования, принципиальные моменты. Это поможет людям сориенти­роваться и уменьшит вероятность ошибок из-за того, что кто-то не туда посмотрел.

Не спамить. Следите за тем, чтобы в копии оставались только те люди, которые непосред­ственно вовлечены в решение задачи. Не посылайте письма «для сведения», не пишите отдельных писем со словами «Спасибо!» или «Хорошего вечера!». Такие письма требуют лишнего внимания к вам и тратят время адресата.

Как проявить вежливость

Существуют шаблоны вежливости, которые мы используем в рабочих переписках, иногда даже не замечая этого. Но вежливость отнюдь не всегда проявляется в словах.

Предположим, что заказчику не понравился ролик, который смонтировал наш режиссер монтажа, несмотря на то что нам не были озвучены никакие пожелания и была дана полная свобода действий. Пишем ответное письмо.

Предыдущая
Пересказы«Утрата» за 4 минуты. Краткое содержание рассказа Быкова
Следующая
Пересказы«Исповедь экономического убийцы» за 21 минуту. Краткое содержание книги Перкинса
Помогли? Поставьте оценку, пожалуйста.
Плохо
0
Хорошо
0
Супер
0
Мы в ВК, подпишись на нас!

Подпишись на нашу группу в ВКонтакте, чтобы быть в курсе выхода нового материала...

Вступить